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新疆維吾爾自治區精準扶貧檔案管理辦法

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? ? 第一條 ?為做好精準扶貧檔案工作,確保檔案的完整、準確、系統和安全,充分發揮檔案在推進精準扶貧、實現精準脫貧中的積極作用,根據《中華人民共和國檔案法》《新疆維吾爾自治區實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》《新疆維吾爾自治區黨委、自治區人民政府關于貫徹落實〈中共中央、國務院關于打贏脫貧攻堅戰的決定〉的意見》和國家檔案局、國務院扶貧開發領導小組辦公室印發的《精準扶貧檔案管理辦法》,制定本辦法。

第二條 ?本辦法所稱精準扶貧檔案是指在精準扶貧工作中形成的,對國家、社會和個人有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等各種形式和載體的文件材料的總稱,是扶貧工作的重要憑證和歷史記錄。

第三條 ?本辦法所稱精準扶貧檔案工作是指精準扶貧工作文件材料的收集、整理、歸檔和鑒定、保管、編研、利用工作。

第四條 ?本辦法適用新疆維吾爾自治區各級扶貧部門、檔案行政管理部門以及有扶貧任務的鄉(鎮)、行政村精準扶貧檔案管理工作。

第五條 ?精準扶貧檔案工作實行統一領導、分級管理、分類指導、突出重點和同步部署、同步實施、同步檢查的原則。

第六條 ?縣級以上扶貧開發領導小組負責對本行政區域內精準扶貧檔案工作的組織領導,同級檔案行政管理部門履行監督指導職責,指導、幫助各級扶貧工作部門建立健全精準扶貧檔案工作規章制度和業務標準。

第七條 ?縣(市、區)扶貧辦、鄉(鎮)人民政府和各有關部門應將精準扶貧文件材料的收集、整理、歸檔工作納入精準扶貧總體工作計劃及目標管理中,安排工作經費,配備設施設備,明確工作人員,保障精準扶貧工作正常開展,確保檔案完整安全。

第八條 ?精準扶貧檔案主要分為綜合管理類、項目管理類、精準識別管理類、精準脫貧管理類和特殊載體類,其保管期限分為永久和定期。具有重要憑證、依據和查考利用價值的,應當永久保存;具有一般利用價值的,應當定期保存,期限為30年或10年。具體應當按照本辦法附件《新疆維吾爾自治區精準扶貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》進行收集并劃分保管期限。

第九條 ?精準扶貧工作各種門類、載體文件材料應收集齊全完整,做到應收盡收、應歸盡歸。歸檔文件的書寫材料、紙張和裝訂要符合檔案長期保存要求。

第十條 ?精準扶貧工作中形成的各類文件材料按照以下規則進行整理。

? ? 精準扶貧綜合管理類、精準識別管理類、精準脫貧管理類檔案應當按照《歸檔文件整理規則》(GB/T22-2015)標準進行整理。精準脫貧管理類(一戶一檔)檔案應當按照《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)標準進行整理。精準扶貧項目檔案應按照《科技檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2008)標準進行整理。照片檔案按照《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-2002)、《數碼照片歸檔和管理規范》(DA/T50-2014)的標準和要求進行整理,照片和圖片應當配有文字說明,標明時間、地點、人物和事由。錄音、錄像等磁性載體檔案按照《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-95)的標準和要求進行整理。電子文件按照《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)、《公務電子郵件歸檔與管理規范》(DA/T32-2005)要求進行整理。

第十一條 ?以卷為保管單位的檔號結構為:全宗號-類別號-案卷號,以件為保管單位的檔號結構為:全宗號-類別號-保管期限-件號。

第十二條 ?自治區、地(州、市)扶貧辦和同級檔案行政管理部門應加強對精準扶貧檔案工作的監督、指導。

第十三條 ?縣(市、區)扶貧辦、鄉(鎮)人民政府保存的精準扶貧檔案滿5年后向縣級國家綜合檔案館移交。地(州、市)級扶貧辦保存的精準扶貧檔案滿10年后向地級國家綜合檔案館移交。

第十四條 ?各部門形成的精準扶貧文件材料按標準規范收集、整理、歸檔后應及時向本單位檔案部門移交保存。村級精準扶貧檔案由行政村自行管理。不具備安全保管條件的應盡快改善,確保達標。

?????第十五條 ?屬于國家級或自治區級扶貧開發重點縣、村、戶在“摘帽”驗收結束后,縣(市、區)扶貧辦要在半年內完成扶貧文件材料整理歸檔工作,及時向地(州、市)扶貧辦提出檔案驗收申請,地(州、市)扶貧辦應會同地(州、市)檔案局對其檔案進行驗收。自治區扶貧開發辦公室會同自治區檔案局不定期抽查部分驗收情況。

第十六條 ?縣(市、區)扶貧辦、檔案館應開展精準扶貧檔案開發利用工作,按照規定為社會提供利用服務,但涉及國家秘密、個人隱私和法律另有規定的除外。

第十七條 ?縣級以上扶貧工作部門和檔案館應當積極開展精準扶貧檔案數字化工作,加強精準扶貧電子文件歸檔和電子檔案管理,實現精準扶貧檔案資源有效利用。

第十八條 ?對違反檔案管理規定,造成精準扶貧檔案損毀、丟失的,依照《中華人民共和國檔案法》《新疆維吾爾自治區實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》有關規定查處。

第十九條 ?地(州、市)檔案行政管理部門、扶貧工作部門可根據本辦法,結合本地實際,制定精準扶貧檔案管理實施細則。

第二十條 ?本辦法由新疆維吾爾自治區檔案局、新疆維吾爾自治區扶貧開發辦公室負責解釋。

第二十一條 ?本辦法自發布之日起施行。

附件1:

新疆維吾爾自治區精準扶貧文件材料

歸檔范圍和檔案保管期限表

縣(市、區)

類別

歸檔范圍

保管

期限

?

1、成立扶貧工作領導小組及責任分工的文件

永久

2、扶貧脫貧工作會議或領導小組工作會議材料、會議記錄、紀要、領導講話、領導批示等

永久

3、本級制定的扶貧脫貧政策、扶貧脫貧工作的制度、規定、標準、指導意見、實施細則等重要的業務文件

永久

4、扶貧脫貧工作中重要問題的請示及上級批復

永久

5、企業扶貧、對口援疆扶貧、農業扶貧等幫扶資金劃撥文件

永久

6?縣(市、區)貧困村、貧困戶公告、公示及審定結果材料、縣(市、區)貧困戶復核結果統計表,建檔立卡數據采集修改情況報告等材料

永久

7?各鄉鎮關于復核貧困戶的報告、上報的扶貧工作報表或臺賬

永久

8?縣(市、區)到戶扶貧脫貧工作方案、規劃,貧困戶幫扶情況材料,扶貧脫貧工作重要報告、總結、匯報材料

永久

9?縣(市、區)貧困狀況基本材料,各鄉鎮幫扶規劃

永久

10、縣(市、區)精準扶貧建檔立卡貧困戶結對幫扶臺賬、幫扶責任書

永久

11、縣(市、區)精準扶貧項目建設統計表、救助資金劃撥情況統計表

永久

12、縣(市、區)貧困村、貧困戶脫貧監督、檢查、驗收、認定的文件材料

永久

14、扶貧脫貧調研材料、情況匯報、經驗交流等材料

30

15、上級下發的有關扶貧脫貧工作的政策性、業務性文件

30

16、本單位在扶貧脫貧工作中形成的監督檢查、培訓材料等

30

17、反映扶貧脫貧工作的簡報、信息等

10年

18、各鄉鎮建檔立卡貧困戶脫貧攻堅精準幫扶卡

10

項目管理類

1項目立項請示及批復、實施方案等文件材料

永久

2項目可行性報告等文件材料

永久

3項目實施合同、協議等文件材料

永久

4招投標形成的文件材料及簽訂的合同、保密責任書、廉政責任書、保密承諾書

?

4.1中標的文件材料

永久

4.2未中標的文件材料

10年

5項目設計、施工、監理和設備儀器文件材料

永久

6項目竣工驗收等文件材料

永久

7項目資金分配方案、計劃的批復等文件材料

永久

8、特色種養殖加工業、生態旅游、村村通、小型農業水利、富民安居、易地搬遷、對口援疆等項目計劃名單、項目公告、公示材料

永久

9項目農戶花名冊、補助發放憑證、采購合同

永久

精準識別管理類

1精準識別工作重要政策性文件

永久

2精準識別工作方案

永久

3精準識別宣傳資料

10年

4宣傳動員會議、培訓班材料

10年

5精準識別貧困戶、貧困村、建檔立卡所形成的各種評估表、統計表、評議表、登記表、評議、公示等材料

永久

6精準識別貧困戶劃定方案有關材料

永久

7財產檢索符合一票否決的名單及否決原因等有關材料

永久

8各鄉鎮關于審核、復審貧困戶的報告、《貧困戶登記表》、貧困戶名單公告、貧困戶名單

永久

9精準識別督查的相關材料

30年

10精準識別工作計劃、總結、統計表等文件材料

永久

11貧困村(戶)轉移就業特色產業帶動易地扶貧搬遷等文件

30年

12、生態補償脫貧、教育扶貧、政府兜底扶貧等文件

30年

精準脫貧管理類

1農戶“雙認定”登記表、幫扶責任書、連心卡、臺賬、貧困戶名單、貧困戶幫扶等文件材料

永久

2各鄉鎮關于審核、復審貧困戶的報告、《貧困戶登記表》、貧困戶名單公告、貧困戶名單

永久

3關于復審貧困戶的報告、縣(市、區)貧困戶名單公告、縣(市、區)貧困戶名單

永久

4本級精準扶貧移民易地搬遷安置花名冊材料

永久

5貧困村(戶)易地安置(生態搬遷)、資金名額指標、項目計劃、落實、情況匯總等材料

30年

6有關企業、金融、教育等部門精準幫扶貧困村(戶)的文件材料

30年

7貧困縣、村“摘帽”和農戶“雙認定”、脫貧評議公示等驗收材料

永久

8落實駐村工作隊、幫扶單位、幫扶責任人,簽訂幫扶責任書等相關材料

永久

特殊載體

1上級領導到本地檢查指導扶貧工作的錄音、錄像、照片材料

永久

2在精準扶貧工作中獲得的實物檔案

永久

3扶貧工作網絡管理系統數據庫數據文件、元數據、光盤、

永久




附件2:

新疆維吾爾自治區精準扶貧檔案整理方法

一、歸檔范圍與保管期限

(一)精準扶貧的文件材料歸檔范圍,按照《新疆維吾爾自治區精準扶貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見附件1)執行。

(二)精準扶貧檔案的保管期限分為永久和定期,定期分為30年和10年,具體劃分標準見《新疆維吾爾自治區精準扶貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見附件1)。

二、分類和整理

(一)精準扶貧檔案分為綜合管理類、項目管理類、精準識別管理類、精準脫貧管理類和特殊載體類五大類,分別用ZH、XM、SB、TP、TZ表示。

(二)綜合管理類、精準識別管理類、精準脫貧管理類按文書檔案進行管理,整理標準按照《歸檔文件整理規則》(DA/T22—2015)進行整理。文件歸檔時,應按問題結合時間、重要程度集中排列,統一編號、編目。“件”級為單位整理,一般以每份文件為一件,正本與定稿為一件(定稿過厚的,也可單獨為一件);正文與附件為一件(附件數量較多或者太厚不易裝訂為一件的,也可各為一件);原件與復印件為一件;轉發文與被轉發文為一件;報表、名冊、圖冊等可按其本來的裝訂方式,一冊(本)為一件;來文與復文(指聯系密切的來往性質的文件材料,如請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等)可作為一件。

(三)項目管理類檔案應按照《科技檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2008)標準以“卷”為單位,按項目立項、實施、驗收階段進行整理。

(四)精準脫貧管理類(一戶一卷)按照《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)以卷為保管單位“一戶一檔”整理組卷,保管期限為永久。此類檔案由鄉鎮整理并保管,“一戶一檔”排列順序為:檔案封面-卷內文件目錄—貧困戶文件材料-備考表。

“一戶一檔”案卷題名為:“××縣××鄉(鎮)××村××組囗囗囗(貧困戶姓名)精準脫貧檔案”。“一戶一檔” 材料應印制統一封面。

(五)照片檔案按照《照片檔案管理規范》(GB/T11821-2002)、《數碼照片檔案歸檔與管理規范》(DA/T50-2014)進行整理。錄音、錄像等磁性載體檔案按照《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-95)進行整理。電子文件按照《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)、《公務電子郵件歸檔與管理規范》(DA/T32-2005)進行整理。

三、歸檔要求

(一)歸檔文件應真實有效、字跡工整、數據準確、圖樣清晰,簽字蓋章、日期等具有法律效用的標識完整齊備;書寫材料、紙張和裝訂材料符合檔案保護的要求(對移交國家綜合檔案館的檔案在裝訂時宜采用棉線裝訂);照片、錄音、錄像材料要確保載體有效,電子文件使用不可擦寫光盤等載體。

(二)歸檔文件應為原件,需以復制件歸檔的,應由經辦人核準,并說明理由,備考表中注明原件存放處。

(三)精準扶貧文件中涉及國家秘密、個人隱私以及法律規定不宜公開的內容,歸檔時應按國家有關法規注明。 ??

(四)精準扶貧文件材料應在工作結束后30個工作日內,按要求由縣級扶貧開發領導小組、鄉鎮扶貧開發領導小組分別整理歸檔。

四、精準扶貧檔案檔號構成

(一)綜合管理類ZH)精準識別管理類(SB)、精準脫貧管理類(TP)

??1.縣扶貧工作管理機關綜合管理類ZH)精準識別管理類(SB)、精準脫貧管理類(TP)檔案檔號由全宗號─分類代字·年度-保管期限─件號構成。

檔號示例

2.鄉鎮精準扶貧綜合管理類ZH)精準識別管理類(SB)、精準脫貧管理類(TP)檔案檔號由全宗號─分類代字·年度-保管期限-鄉鎮順序號─件號構成。

檔號示例:


(二)項目管理類(XM)

1.縣扶貧工作管理機關精準扶貧項目管理類檔案

①年度內按照項目批準時間先后排序,檔號由全宗號─分類代字.批準年度.項目順序號─案卷順序號構成。

檔號示例:

?②年度內按照項目類別結合項目批準時間排序,檔號由全宗號─分類代字.批準年度.項目類別.項目順序號─案卷順序號構成。項目類別01代表養殖項目,02代表種植項目,03代表基礎設施建設項目,04代表移民搬遷項目,05代表富民安居項目,06代表對口援疆項目等。001代表2015年第1個項目,之后批準立項的序號遞增。

檔號示例:


2.鄉鎮精準扶貧項目管理類檔案檔號由全宗號─分類代字.鄉鎮順序號.批準年度.項目順序號─案卷順序號構成。01代表第1個鄉鎮(也可沿用鄉鎮全宗號代替鄉鎮順序號),001代表2015年第1個項目,之后批準立項的序號類推,檔號內不細分項目類別,不標注保管期限。

檔號示例:



(三)精準脫貧管理類(一戶一檔)(TP)

精準脫貧管理類(一戶一檔)檔號由全宗號-檔案分類代字.鄉鎮順序號.村順序號-案卷順序號構成。第1個01代表第1個鄉鎮(也可沿用鄉鎮全宗號代替鄉鎮順序號),第2個01代表該鄉鎮的第1個村,村民組不給代碼。村內貧困戶按村民組排列,組內按姓氏相對集中排序。精準脫貧管理類紙質檔案數字化后再裝訂。

檔號示例:

(四)特殊載體類(TZ)

特殊載體類檔案類別下設照片檔案(01),聲像檔案(02),實物檔案(03)等。

1、縣扶貧工作管理機關精準扶貧特殊載體類檔案檔號由全宗號─分類代字.照片檔案分類號.年度─案卷號構成。

? 檔號示例:


???

2.鄉鎮精準扶貧特殊載體類檔案由全宗號─分類代字.鄉鎮順序號.照片檔案分類號.年度─案卷順序號構成。

?檔號示例:

五、精準脫貧管理類(一戶一檔)案卷格式填寫

(一)案卷封面的填寫方法:

1、全宗名稱:立檔單位的名稱,填寫時須用全稱或通用簡稱。

2、類目名稱:精準脫貧管理類。

3、案卷題名:即案卷標題,應當準確概括本卷文件的主要制發機關、內容、文種。文字應力求簡練、明確。如:“××縣××鄉(鎮)××村××組囗囗囗(貧困戶姓名)精準脫貧檔案”

4、時間:卷內文件所屬的起止年月。

5、保管期限:立卷時劃定的案卷保管期限。

6、件、頁數:案卷的總件數和總頁數。

7、全宗號:檔案館指定給立檔單位的編號。

8、年度:填寫案卷的所屬年度,用四位表示。

(二)卷內文件目錄、備考表、案卷目錄的格式及填寫

參照《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)標準。

圖示1:軟卷皮封面格式

圖示2:卷內文件目錄格式

圖示3:卷內備考表格式

圖示4:案卷目錄格式

圖示5:卷盒格式








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